Van Schöll Advies

Onderhoudsbedrijf

Startsituatie

In de rayonkantoren komen de reparatieverzoeken binnen en worden vandaar verdeeld over verschillende aannemers. De niet-planmatig opzichters nemen de mutatiewoning in behandeling en verstrekken opdrachten aan aannemers om de mutatiewerkzaamheden uit te voeren.

Doelstelling

Maak van 4 rayonkantoren en een onderhoudsdienst samen een onderhoudsbedrijf. Alle niet planmatige werkzaamheden moeten door het onderhoudsbedrijf worden uitgevoerd.
 

Resultaten

De nieuwe organisatie bestaat uit:
  • call-intake voor het registreren van reparatieverzoeken en mutatieopdrachten;
  • technisch medewerkers voor het opnemen van mutatiewoningen en technische ondersteuning bij complexe reparatieverzoeken;
  • planner/uitvoerder voor het plannen en verdelen van de werkzaamheden over de eigen mensen en eventueel derden;
  • vaklieden voor de uitvoering van de werkzaamheden.
In mei 2005 iseen nieuw automatiseringssysteem in gebruik genomen.

In november 2004 is gestart met de inventarisatie van de organisatie. Van daaruit is een afdelingsplan opgesteld waarin opgenomen:

  • de huidige en de nieuwe organisatie;
  • huidige- en nieuwe functies;
  • een migratietraject hoe van de oude naar de nieuwe organisatie te komen;
  • de te verwachte knelpunten;
  • een exploitatiebegroting;
  • een overzicht van de steakholders inclusief een communicatiemodel;
  • doelstellingen;
  • planning; toekomstvisie en plannen.

Overige resultaten:
  • een adviesaanvraag gedaan bij de Ondernemings Raad en na goedkeuring is gestart met de transitie;
  • gesprekken gevoerd met medewerkers die een functiewijziging ondergaan;
  • functiegroepen geformeerd en de processen per functiegroep vastgesteld;
  • processen van alle functiegroepen aan elkaar gekoppeld en volledig geïmplementeerd in de nieuwe organisatie;
  • gesprekken met steakholders opgezet om het belang in elkaar helder neer te zetten en de processen en informatie-uitwisseling te verankeren in de organisatie;
  • coachen van diverse medewerkers voor ontwikkeling in de nieuwe functie;
  • functieomschrijvingen opgesteld en gecommuniceerd.